Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on: Erfolg­reich gestal­ten und umset­zen

Die Ein­hal­tung von Geset­zen und inter­nen Richt­li­ni­en ist für Unter­neh­men heut­zu­ta­ge uner­läss­lich. Eine effek­ti­ve Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on spielt dabei eine ent­schei­den­de Rol­le. Sie sorgt dafür, dass alle Mit­ar­bei­ter die rele­van­ten Regeln ken­nen, ver­ste­hen und ein­hal­ten. Aller­dings stellt die Gestal­tung und Umset­zung einer sol­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on Unter­neh­men oft vor Her­aus­for­de­run­gen. Es gilt, die rich­ti­ge Balan­ce zwi­schen Infor­ma­ti­on, Moti­va­ti­on und Kon­trol­le zu fin­den. Nur so kann Com­pli­ance tat­säch­lich gelebt und zum Bestand­teil der Unter­neh­mens­kul­tur wer­den. Eine gelun­ge­ne Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on bie­tet aber auch Chan­cen. Sie stärkt das Ver­trau­en der Stake­hol­der, mini­miert Risi­ken und trägt lang­fris­tig zum Unter­neh­mens­er­folg bei.

Was ist Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on und war­um ist sie wich­tig?

Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist der sys­te­ma­ti­sche Pro­zess, Infor­ma­tio­nen über gel­ten­de Geset­ze, inter­ne Richt­li­ni­en und ethi­sche Stan­dards inner­halb eines Unter­neh­mens zu ver­brei­ten. Sie dient dazu, das Bewusst­sein für Com­pli­ance-The­men zu schär­fen, Fehl­ver­hal­ten zu ver­hin­dern und eine inte­gre Unter­neh­mens­kul­tur zu för­dern. Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist ein inte­gra­ler Bestand­teil eines effek­ti­ven Com­pli­ance-Manage­ment-Sys­tems. Die­ses Sys­tem umfasst alle Maß­nah­men, die ein Unter­neh­men ergreift, um Regel­kon­for­mi­tät sicher­zu­stel­len.

Die Zie­le der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on sind viel­fäl­tig:

• Infor­ma­ti­on: Mit­ar­bei­ter sol­len über die rele­van­ten Regeln und Richt­li­ni­en infor­miert wer­den.
• Moti­va­ti­on: Mit­ar­bei­ter sol­len dazu moti­viert wer­den, sich regel­kon­form zu ver­hal­ten.
• Sen­si­bi­li­sie­rung: Das Bewusst­sein für Com­pli­ance-Risi­ken soll geschärft wer­den.
• Ver­hal­tens­än­de­rung: Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on soll zu einem regel­kon­for­men Ver­hal­ten im Arbeits­all­tag füh­ren.
• Trans­pa­renz: Durch offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on wird Ver­trau­en geschaf­fen und die Glaub­wür­dig­keit des Unter­neh­mens gestärkt.

Eine effek­ti­ve Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on hat posi­ti­ve Aus­wir­kun­gen auf die Unter­neh­mens­kul­tur. Sie för­dert ein Kli­ma der Inte­gri­tät und Ver­ant­wort­lich­keit. Mit­ar­bei­ter füh­len sich ermu­tigt, Beden­ken zu äußern und Fehl­ver­hal­ten zu mel­den. Dar­über hin­aus trägt sie zum Risi­ko­ma­nage­ment bei. Indem poten­zi­el­le Com­pli­ance-Ver­stö­ße früh­zei­tig erkannt und beho­ben wer­den, kön­nen finan­zi­el­le Schä­den und Repu­ta­ti­ons­ver­lus­te ver­mie­den wer­den. Eine trans­pa­ren­te und offe­ne Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on kann außer­dem das Ver­trau­en von Kun­den, Inves­to­ren und ande­ren Stake­hol­dern stär­ken. Dies ist beson­ders wich­tig in Zei­ten zuneh­men­der regu­la­to­ri­scher Anfor­de­run­gen und öffent­li­cher Auf­merk­sam­keit für Com­pli­ance-The­men.

Wei­ter­füh­ren­de Quel­le: So ver­bes­sern Sie Ihre Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on (EQS.com)

Ziel­grup­pen­ori­en­tier­te Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on

Eine erfolg­rei­che Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on erfor­dert eine ziel­grup­pen­ori­en­tier­te Anspra­che. Das bedeu­tet, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men auf die spe­zi­fi­schen Bedürf­nis­se und Merk­ma­le der ver­schie­de­nen Ziel­grup­pen inner­halb des Unter­neh­mens zuge­schnit­ten sein müs­sen. Zu den typi­schen Ziel­grup­pen gehö­ren:

• Mit­ar­bei­ter: Sie sind die wich­tigs­te Ziel­grup­pe der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on. Es ist ent­schei­dend, dass sie die rele­van­ten Regeln und Richt­li­ni­en ver­ste­hen und ein­hal­ten.
• Füh­rungs­kräf­te: Sie haben eine Vor­bild­funk­ti­on und sind dafür ver­ant­wort­lich, Com­pli­ance in ihren Teams zu för­dern.
• Manage­ment: Das Manage­ment muss die Com­pli­ance-Stra­te­gie des Unter­neh­mens unter­stüt­zen und vor­le­ben.

Um die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten effek­tiv zu ver­mit­teln, ist es wich­tig, die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le und Inhal­te an die Bedürf­nis­se der jewei­li­gen Ziel­grup­pen anzu­pas­sen. Hier eini­ge Bei­spie­le:

• Für Mit­ar­bei­ter in der Pro­duk­ti­on kön­nen Schu­lun­gen und Work­shops mit prak­ti­schen Übun­gen geeig­net sein.
• Füh­rungs­kräf­te kön­nen durch regel­mä­ßi­ge Brie­fings und Fall­stu­di­en über aktu­el­le Com­pli­ance-The­men infor­miert wer­den.
• Das Manage­ment kann durch inter­ne News­let­ter und Kon­fe­ren­zen die Com­pli­ance-Stra­te­gie des Unter­neh­mens kom­mu­ni­zie­ren.

Bei der Gestal­tung der Inhal­te ist es wich­tig, eine ver­ständ­li­che Spra­che zu ver­wen­den und kom­ple­xe Sach­ver­hal­te ein­fach dar­zu­stel­len. Die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten soll­ten klar, prä­gnant und rele­vant für die jewei­li­ge Ziel­grup­pe sein. Es kann auch hilf­reich sein, Bei­spie­le aus dem Arbeits­all­tag zu ver­wen­den, um die Com­pli­ance-Regeln zu ver­an­schau­li­chen. Eine akti­ve Ein­bin­dung der Mit­ar­bei­ter in die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on kann eben­falls die Akzep­tanz und das Ver­ständ­nis för­dern. Dies kann bei­spiels­wei­se durch Umfra­gen, Feed­back-Gesprä­che oder die Bil­dung von Com­pli­ance-Teams gesche­hen. Durch die Berück­sich­ti­gung der spe­zi­fi­schen Bedürf­nis­se und Merk­ma­le der ver­schie­de­nen Ziel­grup­pen kann die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on effek­ti­ver gestal­tet und die Ein­hal­tung von Regeln und Richt­li­ni­en im Unter­neh­men geför­dert wer­den.

Erfolgs­fak­to­ren für die Gestal­tung von Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on

Erfolg­rei­che Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on zeich­net sich durch eini­ge Schlüs­sel­fak­to­ren aus. An ers­ter Stel­le steht die For­mu­lie­rung kla­rer Bot­schaf­ten. Die Com­pli­ance-Inhal­te müs­sen prä­gnant, ver­ständ­lich und auf den Punkt gebracht sein. Ver­mei­den Sie juris­ti­sche Fach­spra­che und kom­ple­xe For­mu­lie­run­gen, die Mit­ar­bei­ter abschre­cken könn­ten. Statt­des­sen soll­te eine ver­ständ­li­che Spra­che gewählt wer­den, die für alle Ziel­grup­pen zugäng­lich ist. Dies bedeu­tet, Infor­ma­tio­nen so auf­zu­be­rei­ten, dass sie leicht zu erfas­sen und zu behal­ten sind.

Ein wei­te­rer wich­ti­ger Erfolgs­fak­tor ist die akti­ve Ein­bin­dung der Mit­ar­bei­ter. Com­pli­ance soll­te nicht als “von oben” ver­ord­ne­te Pflicht wahr­ge­nom­men wer­den, son­dern als gemein­sa­mes Anlie­gen. Dies kann durch inter­ak­ti­ve Schu­lun­gen, offe­ne Dis­kus­si­ons­run­den und die Mög­lich­keit, Feed­back zu geben, erreicht wer­den. Die Nut­zung ver­schie­de­ner Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le ist eben­falls ent­schei­dend. Nicht jeder Mit­ar­bei­ter bevor­zugt den glei­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­weg. Daher ist es wich­tig, eine Band­brei­te an Kanä­len anzu­bie­ten, wie z.B. E‑Mails, Intra­net-Arti­kel, News­let­ter, Pla­ka­te, Vide­os und per­sön­li­che Gesprä­che. Durch die Kom­bi­na­ti­on ver­schie­de­ner Kanä­le wird sicher­ge­stellt, dass die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten alle Mit­ar­bei­ter errei­chen. Wich­tig ist auch, dass die Kom­mu­ni­ka­ti­on regel­mä­ßig und kon­ti­nu­ier­lich erfolgt, um das Bewusst­sein für Com­pli­ance-The­men auf­recht­zu­er­hal­ten.

Umset­zung der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on in der Pra­xis

Die prak­ti­sche Umset­zung der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on erfor­dert ein durch­dach­tes Kon­zept und geziel­te Maß­nah­men. Es gibt eine Viel­zahl von Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men, die Unter­neh­men nut­zen kön­nen, um Com­pli­ance-The­men zu ver­mit­teln. Schu­lun­gen sind ein bewähr­tes Mit­tel, um Mit­ar­bei­ter über rele­van­te Regeln und Richt­li­ni­en zu infor­mie­ren und zu schu­len. Work­shops bie­ten die Mög­lich­keit, Com­pli­ance-The­men inter­ak­tiv zu bear­bei­ten und kon­kre­te Fall­bei­spie­le zu dis­ku­tie­ren. Intra­net-Arti­kel und News­let­ter eig­nen sich, um regel­mä­ßig über aktu­el­le Com­pli­ance-The­men zu infor­mie­ren und das Bewusst­sein zu schär­fen. Kam­pa­gnen kön­nen genutzt wer­den, um spe­zi­fi­sche Com­pli­ance-The­men in den Fokus zu rücken und die Mit­ar­bei­ter zu sen­si­bi­li­sie­ren.

Ein Bei­spiel für die prak­ti­sche Umset­zung der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist die Nut­zung von Vide­os. Kur­ze, infor­ma­ti­ve Vide­os kön­nen kom­ple­xe Com­pli­ance-The­men auf ver­ständ­li­che Wei­se erklä­ren und die Mit­ar­bei­ter moti­vie­ren, sich mit den Inhal­ten aus­ein­an­der­zu­set­zen. Ein wei­te­res Bei­spiel ist die Durch­füh­rung von Com­pli­ance-Tagen, an denen Mit­ar­bei­ter die Mög­lich­keit haben, sich über ver­schie­de­ne Com­pli­ance-The­men zu infor­mie­ren und Fra­gen zu stel­len. Wesent­lich für den Erfolg der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men ist die Erfolgs­kon­trol­le. Unter­neh­men soll­ten regel­mä­ßig über­prü­fen, ob die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten die Mit­ar­bei­ter errei­chen und ob die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men die gewünsch­ten Effek­te erzie­len. Dies kann bei­spiels­wei­se durch Mit­ar­bei­ter­be­fra­gun­gen, Wis­sens­quiz oder die Ana­ly­se von Com­pli­ance-Ver­stö­ßen erfol­gen.

So kom­mu­ni­ziert EnBW Com­pli­ance-The­men im Unter­neh­men (Glo­bal Com­pact) – Die­ses Fall­bei­spiel zeigt, wie EnBW Com­pli­ance-The­men auf krea­ti­ve und anspre­chen­de Wei­se in die Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on inte­griert.

Her­aus­for­de­run­gen und Lösun­gen in der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on

Trotz sorg­fäl­ti­ger Pla­nung und Umset­zung kön­nen in der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on Her­aus­for­de­run­gen auf­tre­ten. Ein häu­fi­ges Pro­blem sind Wider­stän­de gegen Com­pli­ance-Regeln. Mit­ar­bei­ter sehen Com­pli­ance mög­li­cher­wei­se als unnö­ti­ge Belas­tung oder als Ein­schrän­kung ihrer Hand­lungs­frei­heit. Um die­sen Wider­stän­den ent­ge­gen­zu­wir­ken, ist es wich­tig, die Vor­tei­le von Com­pli­ance zu kom­mu­ni­zie­ren und zu ver­deut­li­chen, dass Com­pli­ance nicht nur dazu dient, Risi­ken zu ver­mei­den, son­dern auch dazu bei­trägt, das Unter­neh­men lang­fris­tig erfolg­reich zu machen. Ein wei­te­res Pro­blem ist man­geln­des Inter­es­se der Mit­ar­bei­ter an Com­pli­ance-The­men. Um das Inter­es­se zu wecken, ist es wich­tig, die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten rele­vant und inter­es­sant zu gestal­ten und auf die Bedürf­nis­se und Inter­es­sen der Mit­ar­bei­ter ein­zu­ge­hen. Unkla­re Ver­ant­wort­lich­kei­ten kön­nen eben­falls eine Her­aus­for­de­rung dar­stel­len. Wenn nicht klar ist, wer für wel­che Com­pli­ance-The­men ver­ant­wort­lich ist, kann dies zu Ver­wir­rung und Inef­fi­zi­enz füh­ren. Um dies zu ver­mei­den, ist es wich­tig, kla­re Ver­ant­wort­lich­kei­ten fest­zu­le­gen und die­se trans­pa­rent zu kom­mu­ni­zie­ren.

Um die­se Her­aus­for­de­run­gen zu bewäl­ti­gen, gibt es ver­schie­de­ne Lösungs­an­sät­ze. Ein Ansatz ist die Ein­bin­dung von Füh­rungs­kräf­ten in die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on. Füh­rungs­kräf­te kön­nen als Vor­bil­der fun­gie­ren und die Bedeu­tung von Com­pli­ance ver­mit­teln. Ein wei­te­rer Ansatz ist die Nut­zung von Sto­rytel­ling. Indem Com­pli­ance-The­men anhand von Geschich­ten und Fall­bei­spie­len ver­an­schau­licht wer­den, kön­nen Mit­ar­bei­ter bes­ser erreicht und moti­viert wer­den. Zudem hilft eine offe­ne und trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on, um Ver­trau­en auf­zu­bau­en und Vor­be­hal­te abzu­bau­en. Mit­ar­bei­ter soll­ten die Mög­lich­keit haben, Fra­gen zu stel­len, Beden­ken zu äußern und Feed­back zu geben.

Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on: Recht­li­che Aspek­te

Die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on wird auch durch ver­schie­de­ne recht­li­che Rah­men­be­din­gun­gen beein­flusst. Unter­neh­men müs­sen sicher­stel­len, dass ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men mit gel­ten­den Geset­zen und Ver­ord­nun­gen über­ein­stim­men.

Ein wich­ti­ger Aspekt ist der Daten­schutz. Bei der Ver­ar­bei­tung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten im Rah­men der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on müs­sen die Bestim­mun­gen der DSGVO (Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung) und ande­rer rele­van­ter Daten­schutz­ge­set­ze ein­ge­hal­ten wer­den. Dies betrifft bei­spiels­wei­se die Kom­mu­ni­ka­ti­on über inter­ne Hin­weis­ge­ber­sys­te­me oder die Durch­füh­rung von Schu­lun­gen und Sen­si­bi­li­sie­rungs­maß­nah­men.

Der Hin­weis­ge­ber­schutz ist ein wei­te­rer wich­ti­ger recht­li­cher Aspekt. Unter­neh­men müs­sen sicher­stel­len, dass Hin­weis­ge­ber, die auf Com­pli­ance-Ver­stö­ße auf­merk­sam machen, vor Repres­sa­li­en geschützt sind. Die Kom­mu­ni­ka­ti­on über Hin­weis­ge­ber­sys­te­me muss daher ver­trau­lich und sicher erfol­gen. Die EU-Whist­le­b­lower-Richt­li­nie setzt hier euro­pa­wei­te Stan­dards, die in natio­na­les Recht umge­setzt wer­den müs­sen. Dies betrifft die Ein­rich­tung siche­rer Mel­de­ka­nä­le und den Schutz der Iden­ti­tät von Hin­weis­ge­bern.

Auch Trans­pa­renz­pflich­ten spie­len eine Rol­le. In bestimm­ten Bran­chen oder bei bestimm­ten Unter­neh­mens­for­men bestehen gesetz­li­che Ver­pflich­tun­gen zur Offen­le­gung von Infor­ma­tio­nen über Com­pli­ance-Maß­nah­men und ‑Ver­stö­ße. Die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on muss die­se Trans­pa­renz­pflich­ten berück­sich­ti­gen und sicher­stel­len, dass die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen recht­zei­tig und voll­stän­dig bereit­ge­stellt wer­den.

Zusam­men­fas­send müs­sen Unter­neh­men bei der Gestal­tung ihrer Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on die gel­ten­den recht­li­chen Rah­men­be­din­gun­gen sorg­fäl­tig prü­fen und sicher­stel­len, dass ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­maß­nah­men daten­schutz­kon­form, hin­weis­ge­ber­schutz­kon­form und trans­pa­rent sind.

Fazit

Eine effek­ti­ve Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist heut­zu­ta­ge uner­läss­lich für den Erfolg und die Inte­gri­tät eines jeden Unter­neh­mens. Sie stellt sicher, dass Regeln und Richt­li­ni­en nicht nur exis­tie­ren, son­dern auch ver­stan­den und befolgt wer­den. Durch ziel­grup­pen­ori­en­tier­te Ansät­ze, kla­re Bot­schaf­ten und die Nut­zung ver­schie­de­ner Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le kann ein Unter­neh­men eine Kul­tur der Com­pli­ance schaf­fen, in der sich Mit­ar­bei­ter ver­ant­wor­tungs­be­wusst ver­hal­ten.

Die größ­ten Her­aus­for­de­run­gen lie­gen oft in Wider­stän­den gegen Com­pli­ance-Regeln und man­geln­dem Inter­es­se der Mit­ar­bei­ter. Hier ist es ent­schei­dend, die Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on stra­te­gisch zu pla­nen und umzu­set­zen, um die­se Wider­stän­de abzu­bau­en und das Inter­es­se zu wecken. Die Ein­be­zie­hung der Mit­ar­bei­ter in den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zess und die Schaf­fung einer offe­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kul­tur sind dabei von gro­ßer Bedeu­tung.

Die Zukunft der Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on wird von digi­ta­len Tech­no­lo­gien und inno­va­ti­ven Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­tho­den geprägt sein. Unter­neh­men wer­den zuneh­mend auf inter­ak­ti­ve Schu­lun­gen, Gami­fi­ca­ti­on und mobi­le Apps set­zen, um die Com­pli­ance-Bot­schaf­ten auf anspre­chen­de Wei­se zu ver­mit­teln.

Wei­ter­füh­ren­de Quel­len

• Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on: Buch & eBook von Kai Beth­ke / Julia (Hau­fe) – Die­ses Buch bie­tet umfas­sen­de Infor­ma­tio­nen und Anwen­dungs­bei­spie­le zur Com­pli­ance-Kom­mu­ni­ka­ti­on.