Die Aktualisierung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) für die Jahre 2024 und 2025 stellt Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen. Insbesondere Betriebsräte und Personalverantwortliche müssen die implizierten Änderungen zu Datensicherheit, Dokumentenverwaltung und Compliance umsetzen. Diese Einführung beleuchtet die zentralen Anpassungen, ihre praktischen Implikationen und zeigt Handlungswege zur rechtssicheren Anpassung der internen Prozesse auf.
Rechtliche Grundlage und Hintergrund der GoBD-Aktualisierung
Die Überarbeitung der GoBD basiert auf einem Erlass des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 11. März 2024 und weiteren Anpassungen per 14. Juli 2025. Die Änderungen reagieren auf die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftsfelder und neue technologische Entwicklungen. Gleichzeitig setzen sie europäische Vorgaben um, etwa die EU-Elektronische-Rechnungsvorschriften.
Die ursprünglichen GoBD aus dem Jahr 2014 etablierten erstmalig einheitliche Standards für die elektronische Buchführung. Die aktuelle Revision zielt darauf ab, diese Standards an moderne Anforderungen anzupassen. Steuerrechtlich ist die GoBD Teil der Abgabenordnung, die den ordnungsgemäßen Umgang mit steuerlich relevanten Daten sichert. Die Aktualisierung schafft Klarheit für Unternehmen, die digitale Tools wie Cloud-Lösungen oder KI-gestützte Buchhaltungssysteme einsetzen.
Zu den motivationsliegenden Faktoren zählen:
- Technologische Weiterentwicklung: Verbreitung von SaaS-Lösungen und KI-gestützten Systemen.
- Erhöhte Datenschutzanforderungen: Abgleich mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
- Erweiterte Transparenzpflichten: Steuerbehörden benötigen schnellen und sicheren Datenzugriff.
Ein zentraler Punkt ist die sicherere Integration von elektronischen Unterlagen in den Buchhaltungsprozess, ohne die Aufbewahrungsfristen zu verlängern oder zu verkürzen. Die BMF-Schreiber betonen, dass die GoBD keine zusätzlichen Dokumentenpflichten einführt, sondern bestehende Prozesse optimiert.
Kernänderungen der GoBD 2024/2025
Die aktualisierten GoBD präzisieren drei Hauptbereiche: elektronische Buchführung, Aufbewahrungspflichten und Datenzugriffsmöglichkeiten.
Elektronische Buchführung
Unternehmen müssen digitale Dokumente künftig mit qualifizierter elektronischer Signatur (QeS) versehen, sofern sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Dies gilt insbesondere für Rechnungen, die an Kunden oder Lieferanten übermittelt werden. Die GoBD spezifiziert zudem Anforderungen an Datenformate. XML und Xrechnung werden explizit anerkannt, während reine PDF-Dokumente nur noch als Beleg zugelassen sind, sofern sie ausreichend authentifiziert sind.
Ein praktisches Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen nutzte bisher Scans von Papierrechnungen als digitale Belege. Ab 2024 müssen diese Scans mit einer elektronischen Signatur versehen werden, um den GoBD-Anforderungen zu genügen.
Aufbewahrungsfristen
Die regelmäßigen Aufbewahrungsfristen bleiben unverändert bei zehn bis zwölf Jahren, abhängig vom Dokumententyp. Neu ist jedoch die Festlegung, dass elektronische Archive diese Fristen sicherstellen müssen. Hierzu zählen Anforderungen an die Langzeitarchivierung, etwa die Nutzung von Formaten, die altersbeständig und lesbar bleiben (beispielsweise XML mit Metadaten).
Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass Archivsysteme zugriffssicher sind. Dies umfasst technische und organisatorische Maßnahmen wie regelmäßige Sicherheitsupdates und rollenbasierte Zugriffskontrollen.
Datenzugriff
Die GoBD 2024/2025 erweitern die Rechte der Steuerbehörden auf electronischen Datenzugriff. Steuerbeamte dürfen nun auch auf elektronische Belege zugreifen, sofern ein entsprechender Verdacht besteht. Dieser Zugriff erfolgt über sicherte Schnittstellen und muss protokolliert werden. Für Unternehmen bedeutet dies, dass ihre IT-Systeme diese Zugriffsmöglichkeiten technisch ermöglichen müssen – etwa durch APIs oder spezielle Portale für Steuerbehörden.
Ein zentraler Punkt ist die Vereinbarkeit dieser Zugriffsrechte mit Datenschutzvorschriften. Die GoBD schrijft fest, dass der Zugriff zwecks Steuerprüfung erfolgt und innerhalb von 30 Tagen zu löschen ist, sofern nicht gespeichert werden muss.
Die Aktualisierungen schaffen damit eine klarere Rechtslage und bieten Unternehmen gleichzeitig Leitlinien für die Implementierung digitaler Compliance-Prozesse.
Praxistische Auswirkungen für Unternehmen und Betriebsräte
Die aktualisierten GoBD 2024/2025 führen zu konkreten Veränderungen in der täglichen Unternehmenspraxis. Betriebsräte müssen insbesondere drei Bereichen Aufmerksamkeit schenken:
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Arbeitsabläufe und Mitbestimmungsrecht
Nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG unterliegen Änderungen von Arbeitsabläufen, die die Mitbestimmung beeinflussen, der Mitwirkungspflicht. Einführung neuer elektronischer Buchführungssysteme oder Anpassungen von Dokumentenverwaltungsprozessen erfordert daher frühzeitig die Einbindung des Betriebsrats. Beispiele umfassen die Einführung von automatisierten Datenerfassungssoftware oder die Änderung von Aufbewahrungsfristen. Verzögerungen bei der Mitbestimmung können zu Compliance-Risiken führen. -
IT-Systeme und Datensicherheit
Die GoBD fordern höhere Datensicherheitsstandards, etwa revisionssichere Protokolle bei Echtzeit-Datenzugriffen oder verschlüsselte Speicherung. Unternehmen müssen IT-Systeme anpassen, um Zugriffsrechte transparent zu gestalten. Für Betriebsräte bedeutet dies, bei der Auswahl von Hard- oder Software über Datenzugriffsmöglichkeiten und ‑einschränkungen zu informieren – besonders bei Cloud-Lösungen. -
Compliance und Dokumentenverwaltung
Die erweiterten Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente (z. B. bei Sachbezugslöhnen) bringen zusätzliche organisatorische Belastungen mit sich. Betriebsräte sollten prüfen, ob bestehende Prozesse ausreichende Ressourcen für die Langzeitarchivierung vorhalten und ob Schulungen für Mitarbeiter nötig sind.
Praxistipp: Ein etabliertes Dialogmodell zwischen Unternehmensleitung und Betriebsrat reduziert Reibungen. Regelmäßige Informationsrunden zu geplanten Anpassungen erfüllen sowohl rechtliche Vorgaben als auch soziale Aspekte des Mitbestimmungsrechtes.
Implementierungsstrategien und Handlungsempfehlungen
Für Unternehmen bieten sich folgende Implementierungsstrategien an:
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UDAP-Audit als Grundlage
Ein umfassendes UDAP-Audit identifiziert Lücken in bestehenden elektronischen Bookkeeping-Prozessen. Der Fokus liegt auf Revisionssicherheit, Transparenz der Datenerfassung und Einhaltung der GoBD-Standardisiertheitsanforderungen. -
Schrittweise Digitalisierung mit Pilotprojekten
Unternehmen können Pilotprojekte in Teilbereichen (z. B. Finanzen oder Personal) starten. Dies erlaubt das Testen von Digital tools wie KI-gestützten Dokumenten-Classifcation-Algorithmen oder Blockchain-gestützten Prüfprotokollen, bevor eine unternehmensweite Rollout erfolgt. -
Standardisierte Dokumentenverwaltung
Die elektronische Dokumentenerfassung muss GoBD-konforme Metadaten enthalten (z. B. Dokumententyp, Erstellungsdatum, Verantwortlicher). Empfohlen werden Document Management Systems (DMS) mit integrierter Verschlüsselung und Audit-Trail-Funktionalität. -
Schulungen und Prozessoptimierung
Zielgruppenspezifische Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte garantieren die Akzeptanz neuer Prozesse. Betriebsräte sollten an diesen Schulungen teilnehmen, um Mitbestimmungsrechte aktiv nutzen zu können. -
Regelmäßige interne Audits
Quartalsweise interne Audits prüfen die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen und die Funktionalität von Datenzugriffsmechanismen. Dokumentierte Prüfprotokolle dienen später im Außenprüfung als Beleg für ordnungsgemäße Compliance.
Handlungsempfehlung für Betriebsräte: Fordern Sie frühzeitig eine Erklärung zur Datensicherheitsstrategie des Arbeitgebers. Dies schafft Planungssicherheit und ermöglicht die rechtzeitige Wahrnehmung von Mitwirkungsrechten bei Anpassungen von IT-Systemen.
Fazit
Die GoBD 2024/2025 verstärken den Druck auf Unternehmen, elektronische Buchführung und Dokumentenverwaltung rechtsconform umzusetzen. Betriebsräte spielen dabei eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung von Transparenz und Mitbestimmung.
Langfristig begünstigen die strengeren Compliance-Vorschriften die Digitalisierung von Prozessen. Unternehmen, die frühzeitig Implementierungsstrategien mit klaren Schulungsprogrammen und Pilotprojekten verbinden, stärken sowohl ihre Position gegenüber Steuerbehörden als auch die Akzeptanz im gesamten Mitarbeitergesamt. Der Weg erfordert Investitionen, sichert aber nachhaltige Prozessstabilität und vertraut in die Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat.
6. Fazit
Die Aktualisierung der GoBD für die Jahre 2024 und 2025 führt zu erheblichen Anpassungen im Bereich der elektronischen Buchführung, Aufbewahrungspflichten und Datenzugriffsmöglichkeiten. Für Betriebsräte und Personalverantwortliche sind dabei vor allem drei Punkte zentral:
- Erhöhte Complianceanforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass IT-Systeme die neuen GoBD-Vorgaben vollständig umsetzen. Dies umfasst unter anderem digitale Signaturen, langlebige Speicherformate und sicherte Datenzugriffsprotokolle.
- Erweiterte Mitbestimmungsrechte: Der Betriebsrat hat ein Mitwirkungsrecht bei Veränderungen der Arbeitsabläufe und IT-Infrastruktur, die durch die GoBD bedingt sind. Eine frühzeitige Informationspolitik und Beteiligung ist daher essenziell, um Konflikte zu vermeiden.
- Langfristige Digitalisierungsstrategie: Die GoBD ist nicht nur eine kurzfristige Anpassung, sondern Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. Unternehmen sollten bereits jetzt Konzepte entwickeln, um zukünftige Anforderungen der Steuerbehörde nachhaltig zu erfüllen.
Die GoBD bleibt ein entscheidender Faktor für die rechtssichere Dokumentenverwaltung und wird auch zukünftig die Praxis von Unternehmen, Betriebsräten und Personalabteilungen prägen. Eine proaktive Anpassung der Prozesse und eine transparente Kommunikation mit allen Stakeholdern sind daher unverzichtbare Erfolgsfaktoren.
Weiterführende Quellen
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BMF-Schreiben vom 11. März 2024 zu Änderungen der GoBD
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/AO-Anwendungserlass/2024–03-11-aenderung-gobd.html
Diese Quelle dokumentiert die Anpassungen der GoBD aufgrund gesetzlicher Änderungen und enthält die offiziellen Regelungen des Bundesministeriums der Finanzen. -
BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zur GoBD-Änderung
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2025–07-14-GoBD-2-aenderung.pdf?__blob=publicationFile&v=3
Diese Quelle enthält die aktuellen Regelungen der GoBD für 2025 und ist die verbindliche Grundlage für die Umsetzung durch Unternehmen. -
GoBD im Vergleich zum GDPR (Lexology)
https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=19c9005b-3c4f-4a48-b585-90fa69c758c9
Dieser Beitrag differenziert zwischen den Anforderungen der GoBD und dem GDPR und hilft, Überschneidungen und spezifische Pflichten beider Regelwerke zu identifizieren.
