Gesetz­li­che Ände­run­gen 2025: Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung

Ab 2025 wird es in Deutsch­land eine bedeu­ten­de gesetz­li­che Ver­än­de­rung geben: Die Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung. Die­se Ände­rung wird nicht nur die Art und Wei­se, wie Rech­nun­gen erstellt und ver­sen­det wer­den, grund­le­gend ver­än­dern, son­dern auch tief­grei­fen­de Aus­wir­kun­gen auf Unter­neh­men und deren Ver­wal­tungs­pro­zes­se haben. Der Über­gang zur E‑Rechnung ver­spricht zahl­rei­che Vor­tei­le, bringt aber auch Her­aus­for­de­run­gen mit sich.

Über­blick über das neue Gesetz

Das neue Gesetz ver­pflich­tet alle umsatz­steu­er­pflich­ti­gen Unter­neh­men in Deutsch­land, ab dem 1. Janu­ar 2025 elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zu ver­wen­den. Dies betrifft vor allem B2B-Trans­ak­tio­nen inner­halb des Lan­des. Laut dem Gesetz „Gro­ße Ände­rung durch neu­es Gesetz: Rech­nun­gen müs­sen ganz anders aus­se­hen“ reicht eine PDF-Datei, die per E‑Mail ver­schickt wird, künf­tig nicht mehr aus. Es sind maschi­nen­les­ba­re For­ma­te erfor­der­lich, die auto­ma­tisch ver­ar­bei­tet wer­den kön­nen, wie bei­spiels­wei­se XRech­nung oder ZUGFeRD.

Mit die­sem Gesetz strebt die Bun­des­re­gie­rung an, den Ver­wal­tungs­auf­wand für Unter­neh­men zu redu­zie­ren und die Trans­pa­renz sowie Effi­zi­enz der Geschäfts­pro­zes­se zu erhö­hen. Unter­neh­men müs­sen ihre Sys­te­me anpas­sen und sicher­stel­len, dass sie in der Lage sind, E‑Rechnungen nicht nur zu erstel­len, son­dern auch zu emp­fan­gen und zu ver­ar­bei­ten.

Vor­tei­le der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung

Die Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen bie­tet zahl­rei­che Vor­tei­le. Einer der größ­ten ist die erhöh­te Effi­zi­enz. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen kön­nen sofort nach ihrer Erstel­lung ver­sen­det und auto­ma­tisch ver­ar­bei­tet wer­den, was den Zah­lungs­zy­klus erheb­lich ver­kürzt und den Cash­flow ver­bes­sert. Dies führt auch zu weni­ger manu­el­len Feh­lern und erhöht die Genau­ig­keit der Rech­nungs­da­ten.

Ein wei­te­rer Vor­teil ist die Kos­ten­er­spar­nis. Stu­di­en zei­gen, dass die Bear­bei­tungs­kos­ten pro Rech­nung durch die Digi­ta­li­sie­rung um bis zu 80 Pro­zent gesenkt wer­den kön­nen. Es ent­fal­len die Aus­ga­ben für Papier, Druck, Por­to und Lage­rung, was erheb­li­che finan­zi­el­le Ein­spa­run­gen mit sich bringt. Neu­es Gesetz: Rech­nun­gen müs­sen bald digi­tal erstellt wer­den.

Zusätz­lich tra­gen elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zur Nach­hal­tig­keit bei. Der gerin­ge­re Papier­ver­brauch schont natür­li­che Res­sour­cen und redu­ziert Emis­sio­nen, die mit der Papier­her­stel­lung und dem Ver­sand ver­bun­den sind. Dies unter­stützt die öko­lo­gi­schen Zie­le vie­ler Unter­neh­men und ist ein Schritt in Rich­tung umwelt­freund­li­che­rer Geschäfts­prak­ti­ken.

Her­aus­for­de­run­gen bei der Umstel­lung

Trotz der vie­len Vor­tei­le gibt es auch eini­ge Her­aus­for­de­run­gen, die Unter­neh­men bei der Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen bewäl­ti­gen müs­sen. Eine der größ­ten ist die tech­ni­sche Anpas­sung der bestehen­den IT-Sys­te­me. Vie­le Unter­neh­men ver­wen­den immer noch ver­al­te­te Pro­gram­me, die nicht mit den neu­en Anfor­de­run­gen kom­pa­ti­bel sind. Es kön­nen erheb­li­che Inves­ti­tio­nen in neue Soft­ware­lö­sun­gen not­wen­dig sein.

Ein wei­te­res Pro­blem ist die Sicher­stel­lung der Daten­si­cher­heit. Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen ent­hal­ten oft sen­si­ble Infor­ma­tio­nen, die vor unbe­fug­tem Zugriff geschützt wer­den müs­sen. Unter­neh­men müs­sen sicher­stel­len, dass ihre IT-Infra­struk­tur robust genug ist, um Cyber­an­grif­fe abzu­weh­ren und den Daten­schutz zu gewähr­leis­ten (Wachs­tums­chan­cen­ge­setz und E‑Rechnung: Neue Rege­lun­gen).

Prak­ti­sche Tipps zur Umset­zung

Um die Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen erfolg­reich zu meis­tern, soll­ten Unter­neh­men eini­ge prak­ti­sche Tipps beher­zi­gen. Ers­tens ist es wich­tig, früh­zei­tig mit der Pla­nung und Vor­be­rei­tung zu begin­nen. Unter­neh­men soll­ten ihre aktu­el­len Pro­zes­se ana­ly­sie­ren und Schwach­stel­len iden­ti­fi­zie­ren, um geziel­te Ver­bes­se­run­gen vor­neh­men zu kön­nen.

Zwei­tens soll­ten Unter­neh­men Schu­lun­gen für ihre Mit­ar­bei­ter anbie­ten. Es ist ent­schei­dend, dass alle Mit­ar­bei­ter die neu­en Pro­zes­se ver­ste­hen und in der Lage sind, sie kor­rekt anzu­wen­den.

Drit­tens soll­ten Unter­neh­men Pilot­pro­jek­te durch­füh­ren, um die neu­en Sys­te­me zu tes­ten und not­wen­di­ge Anpas­sun­gen vor­zu­neh­men. Dies redu­ziert das Risi­ko von Feh­lern und ermög­licht es, Erfah­run­gen zu sam­meln, bevor die neu­en Anfor­de­run­gen ver­pflich­tend wer­den.

Fazit und Aus­blick

Die Ein­füh­rung der Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung ab 2025 ist ein bedeu­ten­der Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung und Effi­zi­enz­stei­ge­rung. Die Umstel­lung bie­tet vie­le Vor­tei­le, wie erhöh­te Trans­pa­renz, schnel­le­re Zah­lungs­zy­klen und erheb­li­che Kos­ten­ein­spa­run­gen. Aller­dings müs­sen Unter­neh­men auch eini­ge Her­aus­for­de­run­gen meis­tern, ins­be­son­de­re in Bezug auf die Anpas­sung ihrer IT-Sys­te­me und die Sicher­stel­lung der Daten­si­cher­heit.

Lang­fris­tig wird die E‑Rechnung die Geschäfts­pro­zes­se revo­lu­tio­nie­ren und Unter­neh­men dabei hel­fen, ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit zu stei­gern. Es bleibt abzu­war­ten, wie schnell und effi­zi­ent die Unter­neh­men die Umstel­lung durch­füh­ren und wel­che wei­te­ren Ent­wick­lun­gen in die­sem Bereich fol­gen wer­den.