Betriebsrat 4.0: Souverän durch die digitale Transformation – KI, Datenschutz und smarte Tools für Ihre Arbeit

28. September 2025

|

Redaktion

Die Arbeitswelt befindet sich in einem rasanten Wandel, der maßgeblich von der Digitalisierung und dem Einzug künstlicher Intelligenz geprägt wird. Für Betriebsräte bedeutet dies eine grundlegende Transformation ihrer Aufgaben, ihrer Arbeitsweise und ihrer Mitbestimmungsmöglichkeiten. Es entstehen neue Herausforderungen, aber auch erhebliche Chancen, die es proaktiv zu gestalten gilt, um die Interessen der Belegschaft auch im digitalen Zeitalter wirksam zu vertreten.

Digitalisierung der Betriebsratsarbeit: Effizienz und Rechtssicherheit

Die fortschreitende Digitalisierung bietet Betriebsräten vielfältige Möglichkeiten, ihre interne Arbeit effizienter und zeitgemäßer zu gestalten. Das umfasst von der Kommunikation bis zur Dokumentation nahezu alle Bereiche.

Virtuelle Sitzungen und die Rechtslage

Ein großer Schritt in die digitale Welt war die dauerhafte Ermöglichung virtueller Betriebsratssitzungen durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz, insbesondere durch die Neuregelung des § 30 Abs. 2 BetrVG. Zwar bleibt die Präsenzsitzung der Regelfall, doch können Sitzungen mittels Video- und Telefonkonferenz abgehalten werden, wenn dies in der Geschäftsordnung festgelegt ist, nicht mindestens ein Viertel der Mitglieder widerspricht und sichergestellt ist, dass Dritte keine Kenntnis vom Inhalt nehmen können. Eine Aufzeichnung der Sitzung ist dabei unzulässig. Die Anpassung der Geschäftsordnung des Betriebsrats ist hierfür dringend erforderlich. Diese Regelungen gelten auch für Gesamt- und Konzernbetriebsräte.

Das papierlose BR-Büro und digitale Tools

Der Übergang zu einem papierlosen BR-Büro ist eine zentrale Säule der digitalen Betriebsratsarbeit. Digitale Tools können Arbeitsabläufe effizienter machen und die Kommunikation erleichtern, auch überbetrieblich. Spezialisierte Software-Lösungen wie BRdigital oder humbee sind darauf ausgelegt, die Betriebsratsarbeit transparent, ressourcensparend und intuitiv zu organisieren, während sie gleichzeitig hohe Datenschutzstandards erfüllen. Solche Plattformen ermöglichen die digitale Sitzungsplanung, das Erstellen von Tagesordnungen und das Dokumentieren von Beschlüssen und Protokollen vollständig digital und sicher. Sie bieten zudem die Möglichkeit, digitale Fachliteratur, Vertragsdokumente und andere sensible Unterlagen strukturiert und Ende-zu-Ende-verschlüsselt abzulegen. Die Kosten für derartige Tools müssen vom Arbeitgeber getragen werden, da sie als erforderliche Arbeitsmittel gemäß § 40 Abs. 1 und 2 BetrVG gelten.

Microsoft 365 in der Betriebsratsarbeit

Der Einsatz von Microsoft 365 im Unternehmen erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und eine Betriebsvereinbarung. Aufgrund der potenziellen Möglichkeiten zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter ist die Einführung von Microsoft 365 mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Dies gilt insbesondere für die „1‑Tenant-Lösung“, bei der eine einheitliche Administration die Kontrolle des Nutzungsverhaltens in mehreren Betrieben ermöglicht. Eine gut durchdachte Betriebsvereinbarung muss hier klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten, Datenspeicherorte (idealerweise in der EU) und die Vermeidung von Überwachung festlegen.

Künstliche Intelligenz (KI) und Mitbestimmung

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitswelt grundlegend und stellt Betriebsräte vor neue Herausforderungen, aber auch umfassende Mitbestimmungspflichten.

Mitbestimmungsrechte bei KI-Einsatz

Die Einführung und Anwendung von KI-Systemen sind in vielen Fällen mitbestimmungspflichtig. Besonders relevant ist § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, der ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen vorsieht, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Sobald ein KI-Tool das Verhalten und die Leistung konkret und individuell erfassbar macht, ist der Betriebsrat einzubeziehen. Werden diese Rechte missachtet, sind die einseitig eingeführten Maßnahmen unwirksam.

Weitere Mitbestimmungsrechte ergeben sich:

Nach § 95 BetrVG bei der Aufstellung von Richtlinien zur personellen Auswahl (Einstellungen, Versetzungen etc.), was den Einsatz von KI in diesen Prozessen einschließt.
Nach §§ 96 ff. BetrVG bei der Berufsbildung und Qualifizierung, um Arbeitnehmer auf den Umgang mit KI vorzubereiten.
Nach § 91 BetrVG, wenn der Einsatz von KI gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zur menschengerechten Gestaltung der Arbeit verletzt und Belastungen für die Arbeitnehmer hervorruft.
Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat gemäß § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG rechtzeitig über die Planung von Arbeitsverfahren und ‑abläufen, einschließlich des Einsatzes von KI, unterrichten und über die Auswirkungen auf die Beschäftigten beraten.

Ängste und Chancen im Umgang mit KI

Der Einsatz von KI kann bei Mitarbeitern Ängste schüren, insbesondere bezüglich des Arbeitsplatzerhalts und der Überwachung. Betriebsräte sollten diese Ängste ernst nehmen und ihre Mitbestimmungsrechte nutzen, um die Interessen der Kollegen zu schützen. KI bietet jedoch auch Chancen, beispielsweise durch die Automatisierung eintöniger Aufgaben, wodurch sich Mitarbeiter auf anspruchsvollere und kreativere Tätigkeiten konzentrieren können. KI kann auch gefährliche oder körperlich anstrengende Aufgaben übernehmen und so die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz verbessern.

Sachverständige für KI-Systeme

Aufgrund der Komplexität von KI-Systemen ist die Hinzuziehung eines Sachverständigen für Betriebsräte gesetzlich als erforderlich anzusehen, wenn sie die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen müssen (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Dies soll Betriebsräte befähigen, komplexe informationstechnische Zusammenhänge zu verstehen, zu bewerten und mitzugestalten.

Datenschutz und DSGVO für Betriebsräte

Datenschutz ist ein omnipräsentes Thema in der digitalen Betriebsratsarbeit, das sowohl die Überwachungsfunktion des Betriebsrats als auch seine eigenen Verarbeitungstätigkeiten betrifft.

Duale Rolle des Betriebsrats beim Datenschutz

Der Betriebsrat hat eine doppelte Verantwortung im Bereich Datenschutz. Einerseits überwacht er die Einhaltung der Datenschutzvorschriften (DSGVO und BDSG) durch den Arbeitgeber im Sinne der Arbeitnehmer. Dies schließt ein Mitbestimmungsrecht bei der Überwachung der Mitarbeiter ein. Andererseits muss der Betriebsrat in seinem eigenen Tätigkeitsbereich für einen datenschutzkonformen Umgang mit Beschäftigtendaten sorgen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Betriebsrat ist nur zulässig, wenn eine Rechtsgrundlage, wie etwa eine Betriebsvereinbarung, dies erlaubt.

Anforderungen der DSGVO an die Betriebsratsarbeit

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 gelten für Betriebsräte erhöhte Anforderungen. Sie müssen die Vorschriften über den Datenschutz einhalten (§ 79a Satz 1 BetrVG) und tragen eigenverantwortlich die Verantwortung für die Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit gemäß Art. 24 und 32 DSGVO. Dazu gehört die Dokumentation der eigenen Verarbeitungen in einem Verarbeitungsverzeichnis sowie die Definition von Datensicherheitsmaßnahmen. Bei der Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten gelten stets die Grundsätze der Datensparsamkeit und Zweckbindung. Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats besteht bereits, wenn eine technische Einrichtung zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle lediglich geeignet ist, nicht erst, wenn sie aktiv genutzt wird.

IT-Betriebsvereinbarungen und Cybersicherheit

IT-Betriebsvereinbarungen sind essenziell, um die Einführung und Nutzung digitaler Systeme und Künstlicher Intelligenz im Unternehmen rechtssicher und im Sinne der Belegschaft zu gestalten.

Die Bedeutung von Betriebsvereinbarungen

Nahezu jede neu einzuführende Hard- und Software ist potenziell in der Lage, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen und ist somit mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Ziff. 6 BetrVG. Ohne eine Betriebsvereinbarung können viele IT-Projekte nicht realisiert werden. Solche Vereinbarungen legen Rahmenbedingungen für den Einsatz von DV-/IT-Systemen fest, um die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter zu sichern und eine soziale Kommunikation bei technischer Unterstützung zu gewährleisten. Sie dienen der Qualitätssicherung und Transparenz bei der Verwendung personenbezogener Daten.

Beispiele für wichtige IT-Betriebsvereinbarungen umfassen:

Die Nutzung von Internet und E‑Mail im Unternehmen.
Mobiles Arbeiten und Home-Office, einschließlich der Nutzung privater IT und deren Sicherheit.
Die Einführung und Nutzung von Microsoft 365 und vergleichbarer Software.
Regelungen zu „Bring Your Own Device“ (BYOD) und Videokonferenzlösungen.
Umfassende Regelungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle.

Betriebsvereinbarungen sollten zudem ein Beweisverwertungsverbot für Daten enthalten, die unter Verstoß gegen die Vereinbarung verarbeitet wurden.

Cybersicherheit als Aufgabe des Betriebsrats

Mit der zunehmenden Digitalisierung wachsen auch die Risiken im Bereich der Cybersicherheit. Der Betriebsrat hat die Aufgabe, die Auswirkungen neuer Technologien auf die Arbeitnehmer zu beurteilen und auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen sowie den Schutz der Mitarbeiterrechte zu achten. Dies schließt auch Aspekte der Cybersicherheit ein. Sichere Kommunikationssoftware, die abgetrennt von den Systemen des Arbeitgebers genutzt werden kann, ist hierbei entscheidend, um die Vertraulichkeit der Betriebsratsarbeit zu gewährleisten.

Chancen und Herausforderungen der digitalen Transformation

Die Digitalisierung bietet dem Betriebsrat die Möglichkeit, seine Rolle als Interessenvertretung zu stärken und die Arbeitswelt aktiv mitzugestalten.

Chancen nutzen

Digitale Technologien können die Arbeitsabläufe im Betriebsrat effizienter gestalten und die Kommunikation erleichtern. Sie ermöglichen eine stärkere Ansprache der Belegschaft und eine verbesserte Mitarbeiterbeteiligung, etwa durch Online-Foren oder digitale Beratungsangebote. Durch die Digitalisierung können Betriebsräte zudem neue Arbeitsformen und ‑mittel testen und so ihre eigene Kompetenz im Umgang mit digitalen Werkzeugen aufbauen. Online-Seminare und Weiterbildungen spielen eine wichtige Rolle, um Betriebsräte im Umgang mit digitalen Tools, KI-Anwendungen und den rechtlichen Rahmenbedingungen zu schulen.

Herausforderungen meistern

Die Digitalisierung bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Dazu gehören die Veränderung von Arbeitsplätzen, potenzielle Arbeitsplatzverluste und neue Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeiter. Betriebsräte müssen sich aktiv dafür einsetzen, dass Mitarbeiter gezielt auf neue Anforderungen vorbereitet werden und Qualifizierungsmaßnahmen frühzeitig digitale Kompetenzen aufbauen. Ein weiteres Problem ist, dass die digitale Betriebsratsarbeit oft noch hinter den Möglichkeiten zurückbleibt, da das BetrVG teilweise an seine Grenzen stößt und weiterhin physische Anwesenheit vorschreibt. Es bedarf einer proaktiven Gestaltung, um die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen und die Interessen der Belegschaft nachhaltig zu sichern.

Fazit

Die digitale Transformation stellt Betriebsräte vor eine komplexe, aber auch spannende Aufgabe. Um die Interessen der Arbeitnehmer in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt wirksam zu vertreten, ist es unerlässlich, dass Betriebsräte sich aktiv mit den Möglichkeiten und Risiken von Digitalisierung, Künstlicher Intelligenz, Datenschutz und Cybersicherheit auseinandersetzen. Durch die Nutzung digitaler Tools, die Anpassung ihrer Arbeitsweise an virtuelle Formate und die proaktive Gestaltung von IT-Betriebsvereinbarungen können Betriebsräte nicht nur ihre eigene Effizienz steigern, sondern vor allem die Weichen für eine menschengerechte und zukunftsfähige Arbeitsgestaltung im Unternehmen stellen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind vorhanden, aber ihre konkrete Ausgestaltung erfordert Wachsamkeit, Fachkenntnis und eine konsequente Vertretung der Arbeitnehmerinteressen.